Recentemente recebi duas dúvidas de uma analista de processos confusa com os termos comuns usados dentro dessa área de processos e também em relação a adoção de processos negócio servindo como orquestrador de sistemas legados.

Eis as perguntas e as minhas respostas:

1) Qual é a diferença básica entre o BPMS e um Workflow?

Os softwares BPMS se assemelham com Workflow de diversas maneiras, a principal delas é que ambos servem como apoio para gestão de processos de negócio, onde você consegue fazer o mapeamento, modelagem e desenho desses processo de negócio. Entretanto os BPMS, por serem uma suite, oferecem mais opções que um Workflow. Com ambos, tanto BPMS e Workflow, você consegue fazer a modelagem dos processos, mas no geral os BPMS são mais usados para execução, monitoração e automação de processos de negócio. Já o foco principal dos Workflow é servir como um “tradutor” de processos de negócios (e todos seus usuários, regras e cenários) para uma notação visual, que irá servir como uma espécie de documentação para uma visão macro (ou até mesmo mais detalhada, dependendo do caso) do processo de negócio.

Apesar de ser possível executar e automatizar processos de negócio com a tecnologia Workflow, OS BPMS possuem alguns recursos como BAM, BRM, facilidade de integração entre sistemas através de adaptadores, padrão de notação visual (BPMN), facilidade para orquestração de serviços (BPEL), que por exemplo um Workflow não possui.

Processos de negócio mais complexos são melhores atentidos com uma solução BPMS do que com Workflow.

Abaixo, dois bons links como complementação de leitura para esse tópico:

Workflow? BPM? I’m So Confused!

Comparing BPA and BPMS is like comparing apples and oranges

2) Posso utilizar um BPMS apenas para controle do processo? E continuar utilizando meus sistemas legados normalmente, sem mudar o trabalho dos usuários?

Quanto aos sistemas legados, como eu disse anteriormente, os BPMS oferecem ótimos recursos para integração com sistemas legados, seja através de Web Services, Banco de Dados, Filas JMS, dentre outros. Por isso não há a necessidade de que esses sistemas legados deixem de existir, eles podem muito bem ser orquestrados no seu processo de negócio utilizando uma solução BPMS, mas o que é muito importante e nunca deve ser esquecido é o real motivo da existência desse processo: por que ele existe? Para que ele existe? Qual seu foco? Essas são perguntas que não podem deixar de ser respondidas.

BPM

BPM é o acrônimo de Business Process Management, que traduzindo para o português seria Gerenciamento de Processos de Negócio.

Definir o termo BPM não é uma tarefa trivial, pois como se trata de um assunto amplo e recente, cabem mil definições, algumas não tão boas, de cunho mais comercial e outras mais simples. Porém acredito que as explicações mais simples, não conseguem dar um overview sobre BPM para uma pessoa leiga no assunto, portanto tentarei usar exemplos e conceitos para tentar passar melhor esse significado.

BPM tem a ver com processos, e BPMS com processos e software. Sendo prático, eu diria que BPM é uma metodologia, um conjunto de boas práticas, com o o intuito de mapear e gerenciar processos de negócio, onde são (ou não) envolvidos clientes, usuários, fornecedores e atividades automáticas (informatizadas), onde o principal objetivo do BPM seria obter uma melhoria desse processo.

Se ainda não ficou muito claro, para facilitar as coisas, darei um exemplo real. Imagine o seguinte cenário:

• Departamento comercial da empresa X identifica que o produto Y é um produto com forte potencial de venda;
• Departamento comercial solicita ao departamento de compra/venda o produto Y;
• Departamento de compra/venda vai em busca de fornecedores fazendo cotação de preços em busca do melhor custo x benefício;
• Departamento de compra/venda define o fornecedor Z como escolhido e esse fica de fazer a entrega dos produtos em 15 dias;
• Na data estipulada, o setor de logística da empresa X, recebe o produto do fornecedor Z e assim comunica ao departamento comercial que este está disponível para venda;
• Departamento comercial da empresa X, então comunica ao departamento de marketing, que nesse caso irá bolar um campanha de divulgação desse novo produto;
• Campanha criada, produto finalmente é lançado.

Repare no fluxo acima e perceba que isso é um processo de negócio, pois ele possui um começo, envolve pessoas, pode envolver outros recursos, tem um objetivo bem definido e provavelmente ocorre com certa frequência. Esse processo pode ser melhorado, se tornar mais eficiente? É provável que sim e é nesse ponto que entram o BPM e o BPMS. O BPM seria uma forma de mapear esse processo, identificar gargalos, pontos falhos afim de melhorá-lo e para isso a ajuda de um (bom) software BPMS é muito importante.

BPMS

BPMS (Bussiness Process Management Software) seria o braço direito do BPM na melhoria do processo exemplificado acima, através do BPMS seria possível modelar esse processo visualmente e com recursos específicos de uma ferramenta BPMS é possível ter métricas e controles de todo fluxo do processo, dessa forma seria possível, por exemplo, simular esse processo de diversas maneiras, criar mecanismos de automação e fornecer relatórios específicos para tomadas de decisão. Tudo isso com o objetivo único e exclusivo da melhoria desse processo.

É difícil falar sobre BPM sem ser um pouco repetitivo, sem deixar a leitura cansativa, pois trata-se de um assunto muito teórico e abstrato, mas a melhor forma de falar sobre BPM é com exemplos, portanto, com o assunto introduzido, no próximo post mostrarei um cenário de um processo real em que estou trabalhando atualmente e a necessidade do uso de uma ferramenta BPMS.

Só para finalizar, BPM hoje em dia é um dos “componentes” que fazem parte de uma arquitetura SOA completa, o que não significa que para ter uma solução SOA eu tenha que fazer o uso do BPM, porém se usados juntos da forma correta, tornam-se uma poderosa dupla na gestão, automatização e melhoria de processos de negócios.